Archive haben die gesetzlich verankerte Aufgabe, das ihnen anvertraute Archivgut umfassend zu betreuen. Deshalb zählt neben der Bewertung, Übernahme, Erschließung und Vermittlung vor allem auch die dauerhafte Sicherung und Erhaltung zu den Kernaufgaben des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz.

Bestandserhaltung ist weit mehr als das Restaurieren von Einzelstücken. Sie umfasst alle präventiven Maßnahmen wie Lagerung, Verpackung und Notfallmanagement sowie konservierende Maßnahmen wie Entsäuerung, Reinigung und Stabilisierung am Archivgut. Diese Tätigkeiten werden im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz an zentraler Stelle priorisiert und umgesetzt, wobei derzeit vier Schwerpunktthemen im Vordergrund stehen:

Trockenreinigung

Die mechanische Trockenreinigung ist eine der wichtigsten Arbeiten, um Archivgut dauerhaft erhalten zu können. Staub und Schmutz bilden eine attraktive Nahrungsgrundlage für Mikroorganismen. Daher ist eine Reinigung der Archivalien vor jeder weiteren Bearbeitung und Verpackung unerlässlich. Sie erfolgt im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz unter Sicherheitswerkbänken durch Absaugen und Reinigen mit einem Latexschwamm. Somit können Staub, Schmutz und auch Sporen von Mikroorganismen effektiv entfernt werden.

Neuverpackung

Verpackungen wie Mappen und Archivkartons schützen Archivgut vor Verschmutzung, mechanischen und chemischen Schäden. Die Verpackung aller im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz aufbewahrten Archivalien stellt daher ein wichtiges Ziel dar. Die Verpackung erfolgt kontinuierlich nach einer erfolgten Reinigung in Mappen und Kartons, welche die Anforderungen der DIN-Norm 16245 erfüllen. Damit werden weitere Schädigungen minimiert und die Archivalien optimal geschützt.

Massenentsäuerung

Zahlreiche Akten, die in der Zeit nach 1830 entstanden sind, enthalten hauptsächlich „saures“ Papier. Im Zuge der Industrialisierung wurde Papier zunehmend aus Holz gefertigt und enthält somit zahlreiche Stoffe, die das Papier schädigen. Hinzu kommt, dass das Fasermaterial dieses sogenannten Holzschliffpapiers von schlechter Qualität ist und die Leimung zu einer Säurebildung im Papier führt. Im Alterungsprozess wird das Papier schnell sehr brüchig und vergilbt. Bekannt ist dieses Phänomen oft als „saurer Papierzerfall“. Das Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz begegnet diesem Massenphänomen mit der Entsäuerung der Papiere. Dazu werden im Papier vorhandene Säuren neutralisiert und eine alkalische Reserve ins Papier eingebracht, um den immer weiter ablaufenden Prozess der Säurebildung zu verzögern. Hierfür hält das Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz gemeinsam mit der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz einen Rahmenvertrag zur Massenentsäuerung und entsäuert jedes Jahr sieben bis zehn Tonnen Archivgut.

Restaurierung on demand

In Anbetracht der großen Menge an restaurierungsbedürftigen Archivalien auf der einen Seite und dem begrenzten Haushalts-Budget auf der anderen Seite, wird im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz das Prinzip der Restaurierung on demand verfolgt. Hierbei werden Archivalien restauriert, die einer Nutzungsanfrage unterliegen. Vor allem dann, wenn das Schadensbild eine Nutzung nicht erlaubt, werden die Objekte möglichst zeitnah in der hauseigenen Restaurierungswerkstatt bearbeitet. Im Zuge der Restaurierung werden die Archivalien trocken gereinigt, Risse werden geschlossen und Fehlstellen ergänzt. In seltenen Fällen erfolgt eine Nassbehandlung des Papiers, um chemische Schadstoffe zu reduzieren und weitere Schädigungen zu vermeiden.